Jak wdrożyliśmy sztuczną inteligencję we wszystkich dokumentach firmy: Paperless-ngx w GL.ua

Wyobraź sobie, że musisz pilnie znaleźć umowę z klientem, z którym firma współpracowała pięć lat temu. Pamiętasz jego nazwisko lub nazwę firmy, ale nie wiesz, gdzie znajduje się ten dokument: w księgowości, w archiwum papierowym, w poczcie elektronicznej, w systemie ERP czy na komputerze menedżera.

W wielu firmach dokumenty są nadal przechowywane właśnie w ten sposób – w różnych miejscach i bez jednolitej zasady porządkowania. Część plików ma zrozumiałe nazwy, a część pozostaje pod nazwami w stylu „skan 145”, „umowa ostateczna” lub „akt nowy ostatni”.

Dopóki dokumentów jest niewiele, system wydaje się działać. Jednak wraz z rozwojem firmy rośnie również jej archiwum. Wyszukanie jednego starego protokołu może zająć dziesiątki minut i wymagać zaangażowania kilku pracowników. A jeśli dokumentu w ogóle nie można znaleźć, to już nie jest to tylko niedogodność, ale realne ryzyko dla firmy.

W GL.ua postanowiliśmy zgromadzić wszystkie dokumenty naszych firm, przedsiębiorstw i start-upów w jednym archiwum elektronicznym. W tym celu wdrożyliśmy Paperless-ngx, podłączyliśmy do niego skaner biurowy i system ERP, przenieśliśmy stare archiwum, skonfigurowaliśmy uprawnienia dostępu i dodaliśmy własnego sekretarza opartego na sztucznej inteligencji.

Dlaczego zwykłe foldery na serwerze już nie wystarczają

Folder sieciowy rozwiązuje tylko jedną część problemu: pliki są przechowywane w jednym miejscu. Nie daje jednak odpowiedzi na bardziej złożone pytania.

• Co jest napisane w zeskanowanym dokumencie?
• Do którego klienta lub firmy należy ten dokument?
• Czy jest to umowa, faktura, protokół czy list przewozowy?
• Którzy pracownicy powinni mieć do niego dostęp?
• Jak znaleźć dokument, jeśli nikt nie pamięta nazwy pliku?
• Jak automatycznie pobierać dokumenty z innych systemów korporacyjnych?

Można utworzyć setki folderów i opracować szczegółową instrukcję dotyczącą nazewnictwa plików. Jednak taki system opiera się na uważności każdego pracownika. Wystarczy raz umieścić dokument w niewłaściwym miejscu lub nazwać go inaczej — a później znalezienie pliku będzie trudne.

Potrzebowaliśmy nie kolejnego folderu na serwerze, ale pełnoprawnego systemu zarządzania dokumentami.

Czym jest Paperless-ngx

Paperless-ngx to system zarządzania dokumentami elektronicznymi oparty na otwartym kodzie źródłowym. Umożliwia on przyjmowanie dokumentów z różnych źródeł, rozpoznawanie tekstu, przechowywanie oryginałów, przypisywanie typów, tagów i kontrahentów, zarządzanie uprawnieniami dostępu oraz przeprowadzanie wyszukiwania pełnotekstowego.

Główna różnica między Paperless a zwykłym magazynem plików polega na tym, że system pracuje nie tylko z nazwą pliku, ale także z jego zawartością.

Kiedy do Paperless trafia zeskanowany dokument, system przeprowadza OCR — optyczne rozpoznawanie tekstu. Zwykły obraz strony przekształca się w dokument z warstwą tekstową umożliwiającą wyszukiwanie.

Następnie można wpisać nazwisko klienta, nazwę firmy, adres, numer umowy lub inny tekst — a system wyświetli dokumenty, w których się on pojawia. Nawet jeśli potrzebnych słów nie ma w nazwie pliku.

Oddzielny serwer na dokumenty naszych firm

Wdrożyliśmy Paperless-ngx na oddzielnym serwerze w ramach własnej infrastruktury GL.ua. W systemie przechowywane są dokumenty naszych różnych spółek, działów i start-upów.

Dla nas ważne było, aby kontrolować:

• gdzie fizycznie przechowywane są dokumenty;
• kto ma do nich dostęp;
• jak działa tworzenie kopii zapasowych;
• jak system współdziała z innymi usługami korporacyjnymi;
• jakie dane może otrzymywać sztuczna inteligencja.

Utworzyliśmy użytkowników, grupy i poszczególne role. Dział księgowości pracuje z własnymi dokumentami, kierownictwo ma dostęp na wymaganym poziomie, a pozostali pracownicy widzą tylko te materiały, które są im potrzebne do pracy.

Oznacza to, że Paperless stał się wspólnym archiwum korporacyjnym, ale nie jest to folder ogólnodostępny, otwarty dla wszystkich bez żadnych ograniczeń.

Jak przenieśliśmy stare archiwum

Pierwszym dużym wyzwaniem było przeniesienie dokumentów, które zgromadziły się przez lata pracy.

Pliki elektroniczne załadowaliśmy bezpośrednio do Paperless. Dokumenty papierowe zaczęliśmy stopniowo digitalizować. Nie chcieliśmy jednak wprowadzać dla pracowników nowej, skomplikowanej procedury archiwizacji każdego dokumentu.

Dlatego skaner biurowy podłączyliśmy bezpośrednio do systemu.

Teraz pracownik wkłada dokument do skanera i naciska przycisk. Nie musi zapisywać pliku na swoim komputerze, wymyślać nazwy, tworzyć folderu, a następnie ręcznie przesyłać dokumentu do archiwum.

Skan automatycznie trafia do Paperless. System rozpoznaje orientację stron, wyrównuje je, przygotowuje obraz do rozpoznawania i przeprowadza OCR. W rezultacie do archiwum trafia nie tylko zdjęcie dokumentu papierowego, ale pełnotekstowy dokument, który można wyszukać na podstawie treści.

Integracja Paperless z naszym systemem ERP

Samo zdigitalizowanie starych dokumentów to za mało. Jeśli nowe faktury i protokoły znów trzeba przenosić ręcznie, po kilku miesiącach w firmie ponownie powstaje kilka równoległych archiwów.

Dlatego kolejnym etapem stała się integracja Paperless z naszym systemem ERP.

Teraz faktury, protokoły i inne dokumenty generowane w systemie ERP automatycznie trafiają do archiwum elektronicznego. Pracownik nie musi pobierać pliku z jednego systemu, aby następnie załadować go do drugiego.

W rezultacie Paperless stał się jedynym miejscem przechowywania dokumentów, niezależnie od ich źródła. Dokument może pochodzić ze skanera, systemu ERP, poczty elektronicznej, komputera pracownika lub za pośrednictwem naszego sekretarza opartego na sztucznej inteligencji.

Automatyczna klasyfikacja dokumentów

Jedną z najciekawszych funkcji Paperless-ngx jest automatyczne przypisywanie typów dokumentów, kontrahentów, tagów i lokalizacji przechowywania.

Na początku użytkownik pomaga systemowi zrozumieć dokumenty firmy. Na przykład ręcznie wskazuje, że dany plik to umowa, inny – faktura, a trzeci – protokół. Dodaje kontrahenta i odpowiednie tagi.

Gdy system otrzyma wystarczającą liczbę poprawnie sklasyfikowanych przykładów, zaczyna rozpoznawać wzorce. Nowe dokumenty mogą automatycznie otrzymywać odpowiedni typ, kontrahenta, tagi i miejsce przechowywania.

Nie oznacza to jednak, że po załadowaniu pierwszej faktury Paperless bezbłędnie uporządkuje całe archiwum. Automatyczna klasyfikacja wymaga poprawnych przykładów, a ważne dokumenty i tak muszą być sprawdzane przez człowieka.

Jednak wraz ze wzrostem liczby uporządkowanych dokumentów znaczna część rutynowej pracy wykonywana jest automatycznie. Właśnie w tej postaci uczenie maszynowe przynosi przedsiębiorstwom praktyczne korzyści.

Wyszukiwanie pełnotekstowe zamiast przeglądania setek folderów

Teraz, aby znaleźć wszystkie dokumenty konkretnego klienta, wystarczy wpisać jego nazwisko lub nazwę firmy.

Paperless sprawdza nie tylko nagłówki i dane identyfikacyjne, ale także rozpoznany tekst wewnątrz dokumentów. W wynikach można zobaczyć umowy, faktury, protokoły i inne pliki, w których pojawia się dany klient.

Dodatkowo dokumenty można filtrować według daty, typu, kontrahenta, tagów, użytkownika i innych parametrów.

Wyszukiwanie, które wcześniej mogło zająć pół godziny i angażować kilka osób, teraz trwa zaledwie kilka sekund.

Własny sekretarz oparty na sztucznej inteligencji do pracy z dokumentami

Po utworzeniu uporządkowanego archiwum elektronicznego dodaliśmy kolejny poziom automatyzacji — podłączyliśmy do Paperless naszego własnego biurowego sekretarza opartego na sztucznej inteligencji.

Pracownicy mogą komunikować się z nim za pośrednictwem Telegrama.

Jeśli użytkownik otrzymał dokument w komunikatorze, nie musi najpierw pobierać pliku, logować się do Paperless i ręcznie przenosić go do archiwum. Dokument można przesłać sekretarzowi AI, a on przekaże go do systemu w celu dalszego przetworzenia.

Sekretarza można również poprosić o wyszukanie dokumentów, używając zwykłego języka. Na przykład:

• znaleźć wszystkie dokumenty dotyczące określonej firmy z ostatniego roku;
• wyświetlić umowę z wybranym klientem;
• znaleźć dokumenty, w których pojawia się konkretny adres;
• przeanalizować umowę i krótko przedstawić jej główne warunki;
• porównać informacje zawarte w kilku dokumentach.

Sekretarz oparty na sztucznej inteligencji może wyszukiwać, czytać i analizować dokumenty, ale musi przy tym uwzględniać ustalone uprawnienia dostępu. Pracownik nie powinien otrzymywać za pośrednictwem sztucznej inteligencji materiałów, do których nie ma dostępu w samym systemie.

Jest to istotny element prawidłowej integracji sztucznej inteligencji w przedsiębiorstwie: sztuczna inteligencja nie powinna stać się sposobem na obejście zasad bezpieczeństwa.

Co zyskała nasza firma

W rezultacie stworzyliśmy nie tylko archiwum elektroniczne, ale także jednolity system obsługi dokumentów.

Dokumenty są automatycznie pobierane z różnych źródeł, rozpoznawane, indeksowane, klasyfikowane i udostępniane do wyszukiwania pełnotekstowego. Stare archiwum papierowe stopniowo przekształca się w uporządkowaną bazę danych, z którą mogą pracować ludzie, system ERP oraz sztuczna inteligencja.

Dla przedsiębiorstw oznacza to:

• mniej ręcznego przenoszenia plików;
• szybsze wyszukiwanie potrzebnych informacji;
• mniejsza zależność od nazw plików i struktury folderów;
• jedno miejsce przechowywania dokumentów;
• kontrolowane uprawnienia dostępu;
• automatyczne pobieranie dokumentów z innych systemów;
• możliwość wykorzystania sztucznej inteligencji do wyszukiwania i analizy;
• przechowywanie oryginałów i tworzenie kopii zapasowych zgodnie z zasadami firmy.

Automatyzację można przy tym wdrażać stopniowo. Nie trzeba od razu przenosić całego archiwum i podłączać wszystkich systemów. Można zacząć od największego strumienia dokumentów tego samego typu — na przykład faktur i protokołów — a następnie dodawać nowe źródła i procesy.

Jak wdrożyć Paperless-ngx w swojej firmie

Zainstalowanie Paperless-ngx to dopiero pierwszy krok. Aby system naprawdę pomagał firmie, należy z wyprzedzeniem przemyśleć:

• strukturę typów dokumentów, tagów i kontrahentów;
• role użytkowników i uprawnienia dostępu;
• proces przeniesienia starego archiwum;
• podłączenie skanerów i poczty elektronicznej;
• integrację z systemem ERP, CRM lub systemem księgowym;
• tworzenie kopii zapasowych i przywracanie danych;
• zasady dostępu sztucznej inteligencji do danych korporacyjnych;
• weryfikację dokumentów o krytycznym znaczeniu przez człowieka.

Wdrożyliśmy ten system w naszych własnych firmach, więc znamy go nie tylko z dokumentacji. Zespół GL.ua może uruchomić Paperless-ngx na oddzielnym serwerze, przenieść istniejące archiwum, skonfigurować użytkowników, role, skanowanie, tworzenie kopii zapasowych oraz integrację z systemami korporacyjnymi.

Możemy również wdrożyć sztuczną inteligencję do dodawania, wyszukiwania, odczytywania i analizowania dokumentów zgodnie z procesami i zasadami bezpieczeństwa Państwa firmy.

Chcą Państwo stworzyć jednolite archiwum elektroniczne i podłączyć do niego sztuczną inteligencję? Prosimy o kontakt z GL.ua:

• strona internetowa: https://gl.ua;
• adres e-mail: [email protected];
• bezpłatna infolinia: 0 800 759 759.

Pomożemy przekształcić rozproszone pliki i dokumenty papierowe w uporządkowany system, w którym potrzebne informacje można znaleźć w ciągu kilku sekund.