Wie wir KI in alle Unternehmensdokumente integriert haben: Paperless-ngx bei GL.ua

Stellen Sie sich vor, Sie müssen dringend einen Vertrag mit einem Kunden finden, mit dem das Unternehmen vor fünf Jahren zusammengearbeitet hat. Sie erinnern sich an dessen Nachnamen oder den Namen des Unternehmens, wissen aber nicht, wo sich das Dokument befindet: in der Buchhaltung, im Papierarchiv, im E-Mail-Postfach, im ERP-System oder auf dem Computer des Kundenbetreuers.

In vielen Unternehmen werden Dokumente bis heute genau so aufbewahrt – an verschiedenen Orten und ohne einheitliches Ordnungsprinzip. Ein Teil der Dateien ist aussagekräftig benannt, während andere Namen wie „Scan 145“, „endgültiger Vertrag“ oder „neues, letztes Protokoll“ tragen.

Solange es nur wenige Dokumente gibt, scheint das System zu funktionieren. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch sein Archiv. Die Suche nach einem einzigen alten Protokoll kann Dutzende von Minuten dauern und die Mitwirkung mehrerer Mitarbeiter erfordern. Und wenn ein Dokument gar nicht gefunden wird, ist das nicht mehr nur eine Unannehmlichkeit, sondern ein echtes Risiko für das Unternehmen.

Bei GL.ua haben wir beschlossen, alle Dokumente unserer Unternehmen, Betriebe und Start-ups in einem einzigen elektronischen Archiv zusammenzufassen. Dazu haben wir Paperless-ngx eingerichtet, einen Büroscanner und das ERP-System daran angeschlossen, das alte Archiv übertragen, Zugriffsrechte eingerichtet und einen eigenen KI-Sekretär hinzugefügt.

Warum normale Ordner auf dem Server nicht mehr ausreichen

Ein Netzwerkordner löst nur einen Teil des Problems: Die Dateien werden an einem Ort gespeichert. Komplexere Fragen werden dadurch jedoch nicht beantwortet.

• Was steht in dem gescannten Dokument?
• Zu welchem Kunden oder welchem Unternehmen gehört es?
• Handelt es sich um einen Vertrag, eine Rechnung, ein Protokoll oder einen Lieferschein?
• Welche Mitarbeiter sollen Zugriff darauf haben?
• Wie findet man ein Dokument, wenn sich niemand an den Dateinamen erinnert?
• Wie lassen sich Dokumente automatisch aus anderen Unternehmenssystemen abrufen?

Man könnte Hunderte von Ordnern anlegen und detaillierte Anweisungen zur Dateibenennung erstellen. Ein solches System hängt jedoch von der Sorgfalt jedes einzelnen Mitarbeiters ab. Es reicht schon, ein Dokument einmal falsch abzulegen oder anders zu benennen – und schon wird es später schwierig, die Datei wiederzufinden.

Wir brauchten nicht einfach nur einen weiteren Ordner auf dem Server, sondern ein vollwertiges System zur Dokumentenverwaltung.

Was ist Paperless-ngx?

Paperless-ngx ist ein Open-Source-System zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Es ermöglicht die Erfassung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, die Texterkennung, die Speicherung der Originale, die Zuordnung von Typen, Tags und Vertragspartnern, die Verwaltung von Zugriffsrechten sowie die Volltextsuche.

Der Hauptunterschied zwischen Paperless und einem herkömmlichen Dateispeicher besteht darin, dass das System nicht nur mit dem Dateinamen, sondern auch mit dem Inhalt der Datei arbeitet.

Wenn ein gescanntes Dokument in Paperless eingeht, führt das System eine OCR – eine optische Zeichenerkennung – durch. Ein gewöhnliches Bild einer Seite wird in ein Dokument mit einer durchsuchbaren Textebene umgewandelt.

Anschließend können Sie den Nachnamen eines Kunden, den Firmennamen, die Adresse, die Vertragsnummer oder einen anderen Text eingeben – und das System zeigt Ihnen die Dokumente an, in denen dieser Text vorkommt. Selbst wenn die gesuchten Wörter nicht im Dateinamen enthalten sind.

Ein eigener Server für die Dokumente unserer Unternehmen

Wir haben Paperless-ngx auf einem separaten Server in unserer eigenen GL.ua-Infrastruktur bereitgestellt. In dem System werden Dokumente unserer verschiedenen Unternehmen, Geschäftsbereiche und Start-ups gespeichert.

Für uns war es wichtig, Folgendes zu kontrollieren:

• Wo werden die Dokumente physisch aufbewahrt?
• Wer hat Zugriff darauf?
• Wie funktioniert die Datensicherung?
• Wie interagiert das System mit anderen Unternehmensdiensten?
• Welche Daten kann die künstliche Intelligenz abrufen?

Wir haben Benutzer, Gruppen und einzelne Rollen angelegt. Die Buchhaltung arbeitet mit ihren eigenen Dokumenten, die Führungskräfte verfügen über die für sie erforderlichen Zugriffsrechte, und die übrigen Mitarbeiter sehen nur die Unterlagen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Das heißt, Paperless ist zu einem gemeinsamen Unternehmensarchiv geworden, aber nicht zu einem allgemeinen Ordner, der für alle uneingeschränkt zugänglich ist.

Wie wir das alte Archiv übertragen haben

Die erste große Aufgabe bestand darin, die Dokumente zu übertragen, die sich im Laufe der Jahre angesammelt hatten.

Die elektronischen Dateien haben wir direkt in Paperless hochgeladen. Die Papierdokumente haben wir nach und nach digitalisiert. Dabei wollten wir den Mitarbeitern kein neues, kompliziertes Verfahren zum Speichern jedes einzelnen Dokuments auferlegen.

Deshalb haben wir den Büroscanner direkt an das System angeschlossen.

Jetzt legt der Mitarbeiter das Dokument in den Scanner ein und drückt auf die Taste. Er muss die Datei nicht auf seinem Computer speichern, keinen Namen vergeben, keinen Ordner anlegen und das Dokument anschließend manuell in das Archiv hochladen.

Der Scan gelangt automatisch in Paperless. Das System erkennt die Ausrichtung der Seiten, richtet sie aus, bereitet die Bilder für die Erkennung vor und führt die OCR durch. Das Ergebnis ist, dass dem Archiv nicht einfach nur ein Foto des Papiers hinzugefügt wird, sondern ein Volltextdokument, das anhand seines Inhalts gefunden werden kann.

Integration von Paperless in unser ERP-System

Es reicht nicht aus, alte Dokumente zu digitalisieren. Wenn neue Rechnungen und Belege erneut manuell übertragen werden müssen, entstehen im Unternehmen nach einigen Monaten wieder mehrere parallele Archive.

Daher war der nächste Schritt die Integration von Paperless in unser ERP-System.

Nun werden Rechnungen, Belege und andere Dokumente, die im ERP-System erstellt werden, automatisch in das elektronische Archiv übertragen. Die Mitarbeiter müssen keine Dateien mehr aus einem System herunterladen, um sie anschließend in ein anderes hochzuladen.

Dadurch ist Paperless zum zentralen Speicherort für Dokumente geworden, unabhängig von deren Herkunft. Ein Dokument kann vom Scanner, aus dem ERP-System, per E-Mail, vom Computer eines Mitarbeiters oder über unseren KI-Sekretär eingehen.
 

Automatische Klassifizierung von Dokumenten

Eine der interessantesten Funktionen von Paperless-ngx ist die automatische Zuordnung von Dokumenttypen, Vertragspartnern, Tags und Speicherorten.

Zunächst hilft ein Mitarbeiter dem System dabei, die Dokumente des Unternehmens zu verstehen. So gibt er beispielsweise manuell an, dass eine bestimmte Datei ein Vertrag, eine andere eine Rechnung und eine dritte ein Protokoll ist. Außerdem fügt er den Vertragspartner und die erforderlichen Tags hinzu.

Sobald das System genügend korrekt zugeordnete Beispiele erhalten hat, beginnt es, Muster zu erkennen. Neue Dokumente können dann automatisch den entsprechenden Typ, den Vertragspartner, die Tags und den Speicherort zugewiesen bekommen.

Das bedeutet nicht, dass Paperless nach dem Hochladen der ersten Rechnung das gesamte Archiv fehlerfrei ordnen wird. Die automatische Klassifizierung benötigt korrekte Beispiele, und wichtige Dokumente müssen weiterhin von einem Menschen überprüft werden.

Mit zunehmender Anzahl ordnungsgemäß klassifizierter Dokumente wird jedoch ein Großteil der Routinearbeit automatisch erledigt. Genau in dieser Form bringt maschinelles Lernen dem Unternehmen einen praktischen Nutzen.

Volltextsuche statt das Durchsuchen von Hunderten von Ordnern

Um nun alle Dokumente eines bestimmten Kunden zu finden, reicht es aus, dessen Nachnamen oder Firmennamen einzugeben.

Paperless durchsucht nicht nur Überschriften und Angaben, sondern auch den erkannten Text innerhalb der Dokumente. In den Ergebnissen werden Verträge, Rechnungen, Protokolle und andere Dateien angezeigt, in denen der gesuchte Kunde erwähnt wird.

Zusätzlich lassen sich die Dokumente nach Datum, Typ, Vertragspartner, Tags, Benutzer und weiteren Parametern filtern.

Eine Suche, die früher eine halbe Stunde dauern und mehrere Mitarbeiter beschäftigen konnte, ist nun in wenigen Sekunden erledigt.

Ein eigener KI-Assistent für die Arbeit mit Dokumenten

Nachdem wir ein gut strukturiertes elektronisches Archiv eingerichtet hatten, haben wir eine weitere Automatisierungsebene hinzugefügt – wir haben unseren eigenen KI-Sekretär für das Büro an Paperless angebunden.

Die Mitarbeiter können über Telegram mit ihm interagieren.

Wenn jemand ein Dokument über den Messenger erhält, muss er die Datei nicht erst herunterladen, sich bei Paperless anmelden und sie manuell in das Archiv übertragen. Das Dokument kann an den KI-Sekretär gesendet werden, der es zur weiteren Bearbeitung an das System weiterleitet.

Der Sekretär kann auch gebeten werden, Dokumente in natürlicher Sprache zu suchen. Zum Beispiel:

• alle Unterlagen zu einem bestimmten Unternehmen aus dem vergangenen Jahr finden;
• den Vertrag mit dem gewünschten Kunden anzeigen;
• Dokumente finden, in denen eine bestimmte Adresse erwähnt wird;
• den Vertrag analysieren und seine wesentlichen Bedingungen kurz zusammenfassen;
• die Informationen in mehreren Dokumenten vergleichen.

Ein KI-Sekretär kann Dokumente suchen, lesen und analysieren, muss dabei jedoch die festgelegten Zugriffsrechte berücksichtigen. Ein Mitarbeiter darf über die künstliche Intelligenz keine Unterlagen erhalten, auf die er im System selbst keinen Zugriff hat.

Dies ist ein wichtiger Aspekt einer korrekten Integration von KI in Unternehmen: Künstliche Intelligenz darf nicht dazu dienen, Sicherheitsvorschriften zu umgehen.

Was hat unser Unternehmen davon gehabt?

Das Ergebnis ist nicht nur ein elektronisches Archiv, sondern ein einheitliches System zur Dokumentenverwaltung.

Die Dokumente werden automatisch aus verschiedenen Quellen eingelesen, erkannt, indexiert, klassifiziert und stehen für die Volltextsuche zur Verfügung. Das alte Papierarchiv verwandelt sich nach und nach in eine strukturierte Datenbank, mit der Menschen, das ERP-System und künstliche Intelligenz arbeiten können.

Für Unternehmen bedeutet dies:

• weniger manuelles Verschieben von Dateien;
• schnellere Suche nach den benötigten Informationen;
• geringere Abhängigkeit von Dateinamen und Ordnerstrukturen;
• ein einziger Speicherort für Dokumente;
• kontrollierte Zugriffsrechte;
• automatischer Import von Dokumenten aus anderen Systemen;
• Möglichkeit, KI für die Suche und Analyse einzubinden;
• Aufbewahrung der Originale und Erstellung von Sicherungskopien gemäß den Unternehmensrichtlinien.

Dabei kann die Automatisierung schrittweise eingeführt werden. Es ist nicht notwendig, sofort das gesamte Archiv zu übertragen und alle Systeme anzubinden. Man kann mit dem größten Datenstrom gleichartiger Dokumente beginnen – zum Beispiel Rechnungen und Protokolle – und anschließend neue Quellen und Prozesse hinzufügen.

So führen Sie Paperless-ngx in Ihrem Unternehmen ein

Die Installation von Paperless-ngx ist nur der erste Schritt. Damit das System Ihrem Unternehmen wirklich hilft, müssen Sie im Vorfeld Folgendes berücksichtigen:

• die Struktur von Dokumenttypen, Tags und Vertragspartnern;
• Benutzerrollen und Zugriffsrechte;
• den Prozess der Migration des alten Archivs;
• die Anbindung von Scannern und E-Mail;
• die Integration mit ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystemen;
• Sicherung und Wiederherstellung;
• Regeln für den KI-Zugriff auf Unternehmensdaten;
• die manuelle Überprüfung kritischer Dokumente.

Wir haben dieses System in unseren eigenen Unternehmen eingeführt und kennen es daher nicht nur aus der Dokumentation. Das Team von GL.ua kann Paperless-ngx auf einem separaten Server bereitstellen, das vorhandene Archiv übertragen, Benutzer und Rollen einrichten sowie das Scannen, die Datensicherung und die Integration in Unternehmenssysteme konfigurieren.

Außerdem können wir künstliche Intelligenz integrieren, um Dokumente gemäß den Prozessen und Sicherheitsvorschriften Ihres Unternehmens hinzuzufügen, zu suchen, zu lesen und zu analysieren.

Möchten Sie ein einheitliches elektronisches Archiv erstellen und KI daran anbinden? Wenden Sie sich an GL.ua:

• website https://gl.ua;
• e-mail: [email protected];
• kostenlose hotline: 0 800 759 759.

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