Як ми підключили AI до всіх документів компанії: Paperless-ngx у GL.ua

Уявіть, що вам терміново потрібно знайти договір із клієнтом, з яким компанія працювала п’ять років тому. Ви пам’ятаєте його прізвище або назву компанії, але не знаєте, де лежить документ: у бухгалтерії, паперовому архіві, електронній пошті, ERP-системі чи на комп’ютері менеджера.

У багатьох компаніях документи досі зберігаються саме так — у різних місцях і без єдиного принципу впорядкування. Частину файлів називають зрозуміло, а частина залишається під назвами на кшталт «скан 145», «договір фінальний» або «акт новий останній».

Поки документів небагато, система начебто працює. Але разом із компанією зростає і її архів. Пошук одного старого акта може займати десятки хвилин і потребувати участі кількох працівників. А якщо документ не знаходиться взагалі, це вже не просто незручність, а реальний ризик для бізнесу.

У GL.ua ми вирішили зібрати всі документи наших компаній, бізнесів і стартапів в одному електронному архіві. Для цього розгорнули Paperless-ngx, підключили до нього офісний сканер і ERP-систему, перенесли старий архів, налаштували права доступу та додали власного AI-секретаря.

Чому звичайних папок на сервері вже недостатньо

Мережева папка вирішує лише одну частину проблеми: файли зберігаються в одному місці. Але вона не відповідає на складніші питання.

Що написано всередині відсканованого документа?
До якого клієнта або компанії він належить?
Це договір, рахунок, акт чи накладна?
Хто зі співробітників повинен мати до нього доступ?
Як знайти документ, якщо ніхто не пам’ятає назву файла?
Як автоматично отримувати документи з інших корпоративних систем?

Можна створити сотні папок і детальну інструкцію щодо назв файлів. Але така система залежить від уважностікожного працівника. Достатньо один раз покласти документ не туди або назвати його інакше — і згодом знайти файл буде складно.

Нам була потрібна не ще одна папка на сервері, а повноцінна система роботи з документами.

Що таке Paperless-ngx

Paperless-ngx — це система керування електронними документами з відкритим програмним кодом. Вона дозволяє приймати документи з різних джерел, розпізнавати текст, зберігати оригінали, призначати типи, теги й контрагентів, керувати правами доступу та здійснювати повнотекстовий пошук.

Головна відмінність Paperless від звичайного файлового сховища полягає в тому, що система працює не лише з назвою файла, а й з його вмістом.

Коли до Paperless потрапляє відсканований документ, система виконує OCR — оптичне розпізнавання тексту. Звичайне зображення сторінки перетворюється на документ із пошуковим текстовим шаром.

Після цього можна ввести прізвище клієнта, назву компанії, адресу, номер договору або інший текст — і система покаже документи, у яких він зустрічається. Навіть якщо потрібних слів немає в назві файла.

Окремий сервер для документів наших компаній

Ми розгорнули Paperless-ngx на окремому сервері у власній інфраструктурі GL.ua. У системі зберігаються документи різних наших компаній, напрямів і стартапів.

Для нас було важливо контролювати:

де фізично зберігаються документи;
хто має до них доступ;
як працює резервне копіювання;
як система взаємодіє з іншими корпоративними сервісами;
які дані може отримувати штучний інтелект.

Ми створили користувачів, групи та окремі ролі. Бухгалтерія працює зі своїми документами, керівники мають необхідний їм рівень доступу, а інші співробітники бачать лише ті матеріали, які потрібні для їхньої роботи.

Тобто Paperless став спільним корпоративним архівом, але не загальною папкою, відкритою для всіх без обмежень.

Як ми перенесли старий архів

Першим великим завданням стало перенесення документів, які накопичилися за роки роботи.

Електронні файли ми завантажили до Paperless безпосередньо. Паперові документи почали поступово оцифровувати. При цьому ми не хотіли створювати для працівників нову складну процедуру збереження кожного документа.

Тому офісний сканер підключили безпосередньо до системи.

Тепер співробітник кладе документ у сканер і натискає кнопку. Йому не потрібно зберігати файл на свій комп’ютер, придумувати назву, створювати папку, а потім вручну завантажувати документ до архіву.

Скан автоматично потрапляє в Paperless. Система визначає орієнтацію сторінок, вирівнює їх, готує зображення до розпізнавання та виконує OCR. У результаті до архіву додається не просто фотографія паперу, а повнотекстовий документ, який можна знайти за його змістом.

Інтеграція Paperless із нашою ERP-системою

Оцифрувати старі документи недостатньо. Якщо нові рахунки й акти знову доводиться переносити вручну, через декілька місяців у компанії повторно виникає кілька паралельних архівів.

Тому наступним етапом стала інтеграція Paperless із нашою ERP-системою.

Тепер рахунки, акти та інші документи, які формуються в ERP, автоматично надходять до електронного архіву. Працівникові не потрібно завантажувати файл з однієї системи, щоб потім завантажити його в іншу.

У результаті Paperless став єдиною точкою зберігання документів незалежно від їхнього джерела. Документ може надійти зі сканера, ERP-системи, електронної пошти, комп’ютера працівника або через нашого AI-секретаря.

Автоматична класифікація документів

Однією з найцікавіших можливостей Paperless-ngx є автоматичне призначення типів документів, контрагентів, тегів і шляхів зберігання.

Спочатку людина допомагає системі зрозуміти документи компанії. Наприклад, вручну вказує, що певний файл є договором, інший — рахунком, а третій — актом. Додає контрагента й потрібні теги.

Коли система отримує достатньо правильно впорядкованих прикладів, вона починає розпізнавати закономірності. Нові документи можуть автоматично отримувати відповідний тип, контрагента, теги та місце зберігання.

Це не означає, що після першого завантаженого рахунку Paperless безпомилково впорядковуватиме весь архів. Автоматичній класифікації потрібні правильні приклади, а важливі документи все одно повинна контролювати людина.

Проте зі збільшенням кількості впорядкованих документів значна частина рутинної роботи виконується автоматично. Саме в такому вигляді машинне навчання приносить бізнесу практичну користь.

Повнотекстовий пошук замість перегляду сотень папок

Тепер, щоб знайти всі документи конкретного клієнта, нам достатньо ввести його прізвище або назву компанії.

Paperless перевіряє не тільки заголовки та реквізити, а й розпізнаний текст усередині документів. У результатах можна побачити договори, рахунки, акти та інші файли, у яких згадується потрібний клієнт.

Додатково документи можна фільтрувати за датою, типом, контрагентом, тегами, користувачем та іншими параметрами.

Пошук, який раніше міг займати пів години та відволікати декількох людей, тепер виконується за кілька секунд.

Власний AI-секретар для роботи з документами

Після створення впорядкованого електронного архіву ми додали ще один рівень автоматизації — підключили до Paperless власного офісного AI-секретаря.

Співробітники можуть взаємодіяти з ним через Telegram.

Якщо людина отримала документ у месенджері, їй не потрібно спочатку завантажувати файл, входити до Paperless і вручну переносити його в архів. Документ можна надіслати AI-секретарю, а він передасть його до системи для подальшої обробки.

Секретаря також можна попросити знайти документи звичайною мовою. Наприклад:

знайти всі акти з певною компанією за минулий рік;
показати договір із потрібним клієнтом;
знайти документи, у яких згадується конкретна адреса;
проаналізувати договір і коротко викласти його основні умови;
порівняти інформацію в декількох документах.

AI-секретар може шукати, читати й аналізувати документи, але при цьому повинен враховувати встановлені права доступу. Працівник не має отримувати через штучний інтелект матеріали, яких він не може побачити у самій системі.

Це важлива частина правильної корпоративної AI-інтеграції: штучний інтелект не повинен ставати способом обійти правила безпеки.

Що отримав наш бізнес

У результаті ми створили не просто електронний архів, а єдину систему роботи з документами.

Документи автоматично надходять із різних джерел, розпізнаються, індексуються, класифікуються та стають доступними для повнотекстового пошуку. Старий паперовий архів поступово перетворюється на впорядковану базу, з якою можуть працювати люди, ERP-система та штучний інтелект.

Для бізнесу це означає:

менше ручного перенесення файлів;
швидший пошук потрібної інформації;
меншу залежність від назв файлів і структури папок;
єдине місце зберігання документів;
контрольовані права доступу;
автоматичне надходження документів з інших систем;
можливість підключати AI для пошуку та аналізу;
збереження оригіналів і створення резервних копій за правилами компанії.

При цьому автоматизацію можна впроваджувати поступово. Не обов’язково одразу переносити весь архів і підключати всі системи. Можна почати з найбільшого потоку однотипних документів — наприклад, рахунків та актів — а потім додавати нові джерела й процеси.

Як упровадити Paperless-ngx у своїй компанії

Встановити Paperless-ngx — лише перша частина роботи. Щоб система справді допомагала бізнесу, потрібно заздалегідь продумати:

структуру типів документів, тегів і контрагентів;
ролі користувачів та права доступу;
процес перенесення старого архіву;
підключення сканерів і електронної пошти;
інтеграцію з ERP, CRM або бухгалтерською системою;
резервне копіювання та відновлення;
правила доступу AI до корпоративних даних;
перевірку критично важливих документів людиною.

Ми впровадили цю систему для власних компаній, тому знаємо її не лише з документації. Команда GL.ua може розгорнути Paperless-ngx на окремому сервері, перенести наявний архів, налаштувати користувачів, ролі, сканування, резервне копіювання та інтеграцію з корпоративними системами.

Також ми можемо підключити штучний інтелект для додавання, пошуку, читання й аналізу документів відповідно до процесів і правил безпеки вашої компанії.

Хочете створити єдиний електронний архів і підключити до нього AI? Звертайтеся до GL.ua: