Strona z indywidualną funkcjonalnością UKRSPETSPROEKTSSERVIS

UKRSPETSPROEKSERVIS: jak zdigitalizowaliśmy kontrolę kominów i zbudowaliśmy system, któremu ufają organy kontrolne

Firma UKRSPETSPROEKSERVIS sprawdza wentylację i kominy w budynkach wielorodzinnych. Każda kontrola kończy się aktem — dokumentem prawnym, który utrwala stan techniczny kanałów. Przed zgłoszeniem się do nas cały ten proces funkcjonował na papierze: inspektor wypełniał formularz ręcznie, zbierał podpisy, wysyłał kopie do zamawiającego i organów kontrolnych. Błąd w jednym polu mógł unieważnić cały akt. Znalezienie dokumentu sprzed dwóch lat dla konkretnego adresu — osobne wyzwanie.

Postawiono przed nami zadanie zbudowania nie strony internetowej, lecz zabezpieczonego systemu informacyjno-komunikacyjnego (SIK), który całkowicie zastąpi papierowy proces — od wypełnienia aktu przez inspektora w mieszkaniu po jego podpisanie przez zamawiającego i weryfikację przez organy kontrolne.

Wyzwanie nr 1: Jak sprawić, aby błąd w akcie był technicznie niemożliwy?

Akt kontroli kanałów dymowych i wentylacyjnych to nie zwykły formularz. To dokument regulowany z 20+ parametrami technicznymi, w którym zestaw pól zmienia się w zależności od typu kontroli, a niektóre wartości są obliczane według wzorów. Jeden błąd — i wniosek można podważyć.

Podzieliliśmy tworzenie aktu na kolejne etapy, w których system na każdym kroku pokazuje tylko właściwe pola, automatycznie oblicza wartości pochodne (pole przekroju kanału na podstawie wprowadzonej średnicy lub boków) i nie pozwala przejść dalej bez uzupełnienia obowiązkowych danych. Kreski w niewykorzystanych polach są wstawiane automatycznie — inspektor fizycznie nie może pominąć ani błędnie wypełnić pola.

Każdy etap zapisuje się jako wersja robocza — inspektor może rozpocząć akt w mieszkaniu, a zakończyć go w biurze. Dla osób pracujących w terenie to nie wygoda, lecz konieczność.

Wyzwanie nr 2: Jak zapewnić podpisanie z mocą prawną — gdy zamawiający to osoby od babci z telefonem przyciskowym po dyrektora wspólnoty mieszkaniowej?

Akt podpisują bardzo różne osoby. Emerytka w mieszkaniu nie ma smartfona. Przewodniczący wspólnoty mieszkaniowej pracuje wyłącznie przez podpis elektroniczny. Jedna metoda podpisania nie pokryje takiego zakresu — a bez podpisu akt nie ma mocy.

Wdrożyliśmy trzy mechanizmy podpisania: przez link SMS z przyciskiem „Podpisać” dla właścicieli smartfonów, przez kod SMS dla tych, którzy nie mogą przejść po linku (kod jest dyktowany inspektorowi), oraz przez kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE) przez API serwisu Vchasno — dla osób prawnych.

Każde podpisanie zapisuje datę, czas, adres IP i metodę. W przypadku odrzucenia inspektor natychmiast otrzymuje powiadomienie z przyczyną. Rezultat: jeden proces — trzy ścieżki, i żaden zamawiający nie pozostaje „poza systemem”.

Wyzwanie nr 3: Jak dać dostęp wszystkim uczestnikom procesu — i nie pokazać niczego zbędnego?

Z systemu korzysta sześć kategorii użytkowników: administrator, menedżer, inspektor, osoba fizyczna, osoba prawna oraz organ kontrolny. Każdy ma widzieć tylko to, co dotyczy jego roli. Inspektor — tylko swoje akty. Wspólnota mieszkaniowa — tylko akty dla przypisanych adresów. Organ kontrolny — wszystko, ale bez wewnętrznej analityki firmy.

Zbudowaliśmy model ról, w którym dostęp określa nie tylko status, lecz także powiązanie z konkretnymi obiektami. Osobno wdrożyliśmy publiczny dostęp przez kod QR: każdy może sprawdzić konkretny akt, skanując kod na dokumencie — bez rejestracji, bez logowania do systemu.

Rezultat: platforma, która zastąpiła papier, a nie go zdublowała

Stworzyliśmy pełnowartościowy system informacyjno-komunikacyjny na CMS Drupal. System obejmuje pełny cykl: od utworzenia aktu przez inspektora w terenie po podpisanie przez zamawiającego, przechowywanie w zabezpieczonym rejestrze i weryfikację przez organy kontrolne.

Dla inspektora to mobilne narzędzie z autouzupełnianiem, podpowiedziami i zapisywaniem wersji roboczych. Dla kierownictwa — rejestr aktów z kolorowymi statusami, filtrowaniem, analityką produktywności zespołu i eksportem do Excel. Dla zamawiającego — przejrzystość: akt jest zawsze dostępny przez kod QR lub link z możliwością pobrania PDF.

Każde działanie w systemie jest logowane, każdy podpis ma utrwalenie prawne, każdy akt — unikalny numer i pełną historię zmian. System jest zintegrowany z bramką SMS oraz API Vchasno, zbudowany na elastycznych słownikach i gotowy do skalowania — zarówno pod względem liczby inspektorów, jak i liczby aktów.