Сайт с индивидуальным функционалом для УКРСПЕЦПРОЕКТСЕРВИС

УКРСПЕЦПРОЕКТСЕРВИС: как мы оцифровали проверку дымоходов и построили систему, которой доверяют контролирующие органы

Компания УКРСПЕЦПРОЕКТСЕРВИС проверяет вентиляцию и дымоходы в многоквартирных домах. Каждая проверка завершается актом — юридическим документом, фиксирующим техническое состояние каналов. До обращения к нам весь этот процесс жил на бумаге: инспектор заполнял бланк от руки, собирал подписи, отправлял копии заказчику и контролирующим органам. Ошибка в одном поле могла обесценить весь акт. Найти документ двухлетней давности по конкретному адресу — отдельный квест.

Перед нами поставили задачу построить не сайт, а защищенную информационно-коммуникационную систему (ИКС), которая полностью заменит бумажный процесс — от заполнения акта инспектором в квартире до его подписания заказчиком и проверки контролирующими органами.

Задача №1: Как сделать ошибку в акте технически невозможной?

Акт проверки дымовых и вентиляционных каналов — это не простой бланк. Это регламентированный документ с 20+ техническими параметрами, где набор полей меняется в зависимости от типа проверки, а некоторые значения вычисляются по формулам. Одна ошибка — и вывод можно оспорить.

Мы разбили создание акта на последовательные этапы, где система на каждом шаге показывает только релевантные поля, автоматически рассчитывает производные значения (площадь сечения канала по введенному диаметру или сторонам) и не позволяет перейти дальше без заполнения обязательных данных. Прочерки в неиспользуемых полях ставятся автоматически — инспектор физически не может пропустить или неправильно заполнить поле.

Каждый этап сохраняется как черновик — инспектор может начать акт в квартире, а завершить его в офисе. Для тех, кто работает в полевых условиях, это не удобство, а необходимость.

Задача №2: Как обеспечить подписание с юридической силой — когда заказчики от бабушки с кнопочным телефоном до директора ОСМД?

Акт подписывают очень разные люди. Пенсионерка в квартире не имеет смартфона. Председатель ОСМД работает исключительно через электронную подпись. Один метод подписания не покроет этот спектр — а без подписи акт не имеет силы.

Мы реализовали три механизма подписания: через SMS-ссылку с кнопкой «Подписать» для владельцев смартфонов, через SMS-код для тех, кто не может перейти по ссылке (код диктуется инспектору), и через квалифицированную электронную подпись (КЭП) по API сервиса Вчасно — для юридических лиц.

Каждое подписание фиксирует дату, время, IP-адрес и метод. При отклонении — инспектор мгновенно получает уведомление с причиной. Результат: один процесс — три пути, и ни один заказчик не остается «вне системы».

Задача №3: Как дать доступ всем участникам процесса — и не показать лишнего?

Систему используют шесть категорий пользователей: администратор, менеджер, инспектор, физическое лицо, юридическое лицо и контролирующий орган. Каждый должен видеть только то, что касается его роли. Инспектор — только свои акты. ОСМД — только акты по закрепленным адресам. Контролирующий орган — все, но без внутренней аналитики компании.

Мы построили ролевую модель, где доступ определяется не просто статусом, а связью с конкретными объектами. Отдельно реализовали публичный доступ через QR-код: любой может проверить конкретный акт, отсканировав код на документе, — без регистрации, без входа в систему.

Результат: платформа, которая заменила бумагу, а не продублировала ее

Мы создали полноценную информационно-коммуникационную систему на CMS Drupal. Система покрывает полный цикл: от создания акта инспектором на выезде до подписания заказчиком, хранения в защищенном реестре и проверки контролирующими органами.

Для инспектора это мобильный инструмент с автозаполнением, подсказками и сохранением черновиков. Для руководства — реестр актов с цветными статусами, фильтрацией, аналитикой продуктивности команды и экспортом в Excel. Для заказчика — прозрачность: акт всегда доступен по QR-коду или ссылке с возможностью загрузить PDF.

Каждое действие в системе логируется, каждая подпись имеет юридическую фиксацию, каждый акт — уникальный номер и полную историю изменений. Система интегрирована с SMS-шлюзом и API Вчасно, построена на гибких словарях и готова к масштабированию — как по количеству инспекторов, так и по объему актов.