Сайт індивідуального функціоналу УКРСПЕЦПРОЕКТСЕРВІС

УКРСПЕЦПРОЕКТСЕРВІС: як ми оцифрували перевірку димоходів і побудували систему, якій довіряють контролюючі органи

Компанія УКРСПЕЦПРОЕКТСЕРВІС перевіряє вентиляцію та димоходи у багатоквартирних будинках. Кожна перевірка завершується актом — юридичним документом, що фіксує технічний стан каналів. До звернення до нас весь цей процес жив на папері: інспектор заповнював бланк від руки, збирав підписи, відправляв копії замовнику та контролюючим органам. Помилка в одному полі могла знецінити весь акт. Знайти документ дворічної давнини за конкретною адресою — окремий квест.

Перед нами поставили завдання побудувати не сайт, а захищену інформаційно-комунікаційну систему (ІКС), яка повністю замінить паперовий процес — від заповнення акту інспектором у квартирі до його підписання замовником і перевірки контролюючими органами.

Виклик №1: Як зробити помилку в акті технічно неможливою?

Акт перевірки димових і вентиляційних каналів — це не простий бланк. Це регламентований документ із 20+ технічними параметрами, де набір полів змінюється залежно від типу перевірки, а деякі значення обчислюються за формулами. Одна помилка — і висновок можна оскаржити.

Ми розбили створення акту на послідовні етапи, де система на кожному кроці показує лише релевантні поля, автоматично розраховує похідні значення (площу перерізу каналу за введеним діаметром або сторонами) та не дозволяє перейти далі без заповнення обов'язкових даних. Прочерки у невикористаних полях ставляться автоматично — інспектор фізично не може пропустити або невірно заповнити поле.

Кожен етап зберігається як чернетка — інспектор може почати акт у квартирі, а завершити його в офісі. Для тих, хто працює в польових умовах, це не зручність, а необхідність.

Виклик №2: Як забезпечити підписання з юридичною силою — коли замовники від бабусі з кнопковим телефоном до директора ОСББ?

Акт підписують дуже різні люди. Пенсіонерка у квартирі не має смартфона. Голова ОСББ працює виключно через електронний підпис. Один метод підписання не покриє цей спектр — а без підпису акт не має сили.

Ми реалізували три механізми підписання: через SMS-посилання з кнопкою «Підписати» для власників смартфонів, через SMS-код для тих, хто не може перейти за посиланням (код диктується інспектору), та через кваліфікований електронний підпис (КЕП) за API сервісу Вчасно — для юридичних осіб.

Кожне підписання фіксує дату, час, IP-адресу та метод. При відхиленні — інспектор миттєво отримує сповіщення з причиною. Результат: один процес — три шляхи, і жоден замовник не залишається «поза системою».

Виклик №3: Як дати доступ усім учасникам процесу — і не показати зайвого?

Систему використовують шість категорій користувачів: адміністратор, менеджер, інспектор, фізична особа, юридична особа та контролюючий орган. Кожен має бачити лише те, що стосується його ролі. Інспектор — тільки свої акти. ОСББ — тільки акти за закріпленими адресами. Контролюючий орган — усе, але без внутрішньої аналітики компанії.

Ми побудували рольову модель, де доступ визначається не просто статусом, а зв'язком із конкретними об'єктами. Окремо реалізували публічний доступ через QR-код: будь-хто може перевірити конкретний акт, відсканувавши код на документі, — без реєстрації, без входу в систему.

Результат: платформа, що замінила папір, а не продублювала його

Ми створили повноцінну інформаційно-комунікаційну систему на CMS Drupal. Система покриває повний цикл: від створення акту інспектором на виїзді до підписання замовником, зберігання в захищеному реєстрі та перевірки контролюючими органами.

Для інспектора це мобільний інструмент із автозаповненням, підказками та збереженням чернеток. Для керівництва — реєстр актів з кольоровими статусами, фільтрацією, аналітикою продуктивності команди та експортом у Excel. Для замовника — прозорість: акт завжди доступний за QR-кодом або посиланням із можливістю завантажити PDF.

Кожна дія в системі логується, кожен підпис має юридичну фіксацію, кожен акт — унікальний номер та повну історію змін. Система інтегрована з SMS-шлюзом та API Вчасно, побудована на гнучких словниках і готова до масштабування — як у кількості інспекторів, так і в обсязі актів.