Die Website der einzelnen Funktionalität UKRSPETSPROEKTSSERVIS

UKRSPETSPROEKSERVIS: Wie wir die Überprüfung von Schornsteinen digitalisiert und ein System aufgebaut haben, dem Aufsichtsbehörden vertrauen

Das Unternehmen UKRSPETSPROEKSERVIS überprüft Lüftung und Schornsteine in Mehrfamilienhäusern. Jede Überprüfung endet mit einem Protokoll — einem juristischen Dokument, das den technischen Zustand der Kanäle festhält. Vor der Zusammenarbeit mit uns lief dieser gesamte Prozess auf Papier: Der Inspektor füllte das Formular von Hand aus, sammelte Unterschriften und schickte Kopien an den Auftraggeber und die Aufsichtsbehörden. Ein Fehler in einem einzigen Feld konnte das gesamte Protokoll entwerten. Ein zwei Jahre altes Dokument zu einer konkreten Adresse zu finden, war eine eigene Herausforderung.

Unsere Aufgabe war es, keine Website zu bauen, sondern ein geschütztes Informations- und Kommunikationssystem (IKS), das den Papierprozess vollständig ersetzt — vom Ausfüllen des Protokolls durch den Inspektor in der Wohnung bis zu seiner Unterzeichnung durch den Auftraggeber und der Prüfung durch Aufsichtsbehörden.

Herausforderung Nr. 1: Wie macht man einen Fehler im Protokoll technisch unmöglich?

Das Protokoll zur Überprüfung von Rauch- und Lüftungskanälen ist kein einfaches Formular. Es ist ein reguliertes Dokument mit 20+ technischen Parametern, bei dem sich die Felder je nach Art der Prüfung ändern und einige Werte nach Formeln berechnet werden. Ein Fehler — und die Schlussfolgerung kann angefochten werden.

Wir haben die Erstellung des Protokolls in aufeinanderfolgende Schritte aufgeteilt, in denen das System bei jedem Schritt nur relevante Felder anzeigt, abgeleitete Werte automatisch berechnet (die Querschnittsfläche des Kanals anhand des eingegebenen Durchmessers oder der Seiten) und nicht erlaubt, ohne Pflichtangaben fortzufahren. Striche in nicht verwendeten Feldern werden automatisch gesetzt — der Inspektor kann ein Feld physisch nicht überspringen oder falsch ausfüllen.

Jeder Schritt wird als Entwurf gespeichert — der Inspektor kann das Protokoll in der Wohnung beginnen und im Büro abschließen. Für diejenigen, die im Außendienst arbeiten, ist das keine Bequemlichkeit, sondern eine Notwendigkeit.

Herausforderung Nr. 2: Wie gewährleistet man eine rechtsgültige Unterzeichnung — wenn die Auftraggeber von einer Großmutter mit Tastentelefon bis zum Direktor einer Eigentümergemeinschaft reichen?

Das Protokoll wird von sehr unterschiedlichen Menschen unterschrieben. Eine Rentnerin in der Wohnung hat kein Smartphone. Der Vorsitzende einer Eigentümergemeinschaft arbeitet ausschließlich mit elektronischer Signatur. Eine einzige Unterzeichnungsmethode kann dieses Spektrum nicht abdecken — und ohne Unterschrift hat das Protokoll keine Gültigkeit.

Wir haben drei Unterzeichnungsmechanismen umgesetzt: über einen SMS-Link mit dem Button „Unterschreiben“ für Smartphone-Besitzer, über einen SMS-Code für diejenigen, die dem Link nicht folgen können (der Code wird dem Inspektor diktiert), und über eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) über die API des Dienstes Vchasno — für juristische Personen.

Jede Unterzeichnung erfasst Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Methode. Bei Ablehnung erhält der Inspektor sofort eine Benachrichtigung mit dem Grund. Ergebnis: ein Prozess — drei Wege, und kein Auftraggeber bleibt „außerhalb des Systems“.

Herausforderung Nr. 3: Wie gibt man allen Prozessbeteiligten Zugriff — ohne zu viel zu zeigen?

Das System wird von sechs Benutzerkategorien verwendet: Administrator, Manager, Inspektor, Privatperson, juristische Person und Aufsichtsbehörde. Jeder darf nur das sehen, was seine Rolle betrifft. Der Inspektor — nur seine eigenen Protokolle. Die Eigentümergemeinschaft — nur Protokolle zu den zugeordneten Adressen. Die Aufsichtsbehörde — alles, aber ohne interne Unternehmensanalytik.

Wir haben ein Rollenmodell aufgebaut, bei dem der Zugriff nicht nur durch den Status, sondern durch die Verbindung zu konkreten Objekten bestimmt wird. Separat haben wir öffentlichen Zugriff über QR-Code umgesetzt: Jeder kann ein konkretes Protokoll prüfen, indem er den Code auf dem Dokument scannt — ohne Registrierung, ohne Anmeldung im System.

Ergebnis: Eine Plattform, die Papier ersetzt hat, statt es zu duplizieren

Wir haben ein vollwertiges Informations- und Kommunikationssystem auf CMS Drupal erstellt. Das System deckt den gesamten Zyklus ab: von der Erstellung des Protokolls durch den Inspektor vor Ort über die Unterzeichnung durch den Auftraggeber bis zur Speicherung in einem geschützten Register und Prüfung durch Aufsichtsbehörden.

Für den Inspektor ist es ein mobiles Werkzeug mit Autovervollständigung, Hinweisen und Entwurfsspeicherung. Für die Geschäftsleitung — ein Register der Protokolle mit farbigen Status, Filterung, Produktivitätsanalytik des Teams und Export nach Excel. Für den Auftraggeber — Transparenz: Das Protokoll ist jederzeit per QR-Code oder Link verfügbar und kann als PDF heruntergeladen werden.

Jede Aktion im System wird protokolliert, jede Unterschrift hat eine juristische Fixierung, jedes Protokoll hat eine eindeutige Nummer und eine vollständige Änderungshistorie. Das System ist mit einem SMS-Gateway und der Vchasno API integriert, auf flexiblen Wörterbüchern aufgebaut und bereit zur Skalierung — sowohl in der Anzahl der Inspektoren als auch im Umfang der Protokolle.