Portal B2B dla sieci dealerskiej Perchatka Centrum

Perchatka Centr: jak zbudowaliśmy zamknięty portal B2B, który przekształcił papierowe zamówienia w cyfrowy proces sprzedaży

Firma Perchatka Centr jest dystrybutorem środków ochrony indywidualnej oraz artykułów gospodarczych, współpracującym z siecią klientów hurtowych w całej Ukrainie. Dziesiątki przedstawicieli handlowych, setki indeksów produktowych, codzienne zamówienia — i wszystko to wcześniej było obsługiwane ręcznie: telefony, tabele, ciągłe doprecyzowywanie stanów magazynowych i cen.

Otrzymaliśmy jasne zadanie: stworzyć zamknięty portal B2B, który zastąpi ręczną rutynę zautomatyzowanym procesem cyfrowym i stanie się jednym punktem kontaktu między firmą a jej klientami.

Kluczowe rozwiązanie: pełna synchronizacja z systemem księgowo-magazynowym firmy

Podstawą portalu była dwukierunkowa integracja z wewnętrzną bazą danych Perchatka Centr. Zbudowaliśmy system wymiany danych, który działa automatycznie i bez udziału człowieka:

• Aktualne dane w czasie rzeczywistym: produkty, stany magazynowe, zdjęcia, parametry i ceny są automatycznie synchronizowane z systemem księgowo-magazynowym co godzinę. Klient zawsze widzi aktualne informacje.
• Indywidualne ceny: każdy klient portalu należy do określonej grupy cenowej. System automatycznie pobiera indywidualne ceny, dlatego każdy widzi dokładnie swoje warunki — bez zbędnych telefonów do menedżera.
• Natychmiastowe przekazywanie zamówień: wszystkie złożone zamówienia są przekazywane do systemu księgowo-magazynowego co 10 minut i automatycznie zamieniają się w faktury. Eliminuje to błędy ręcznego wprowadzania danych i przyspiesza obsługę.

Narzędzia do zakupów hurtowych, a nie tylko katalog

Rozumieliśmy, że klient hurtowy pracuje inaczej niż kupujący detaliczny. Nie potrzebuje atrakcyjnego „shoppingu”, tylko szybkości, precyzji i możliwości szybkiego złożenia dużego zamówienia.

• Szybkie zamówienie według indeksów: wdrożyliśmy tryb, w którym klient wpisuje kod produktu oraz ilość — i od razu dodaje pozycję do zamówienia.
• Masowe dodawanie produktów: dla dużych zakupów przewidziano możliwość wgrania listy indeksów z pliku Excel. System rozpoznaje produkty, sprawdza ilości i natychmiast tworzy koszyk.
• Duplikowanie zamówień: dla stałych klientów, którzy regularnie zamawiają ten sam zestaw produktów, stworzyliśmy funkcję duplikowania poprzednich zamówień. Jedno kliknięcie — i koszyk jest gotowy.
• Minimalna wartość zamówienia: system kontroluje próg minimalnego zamówienia, który można elastycznie konfigurować w panelu administracyjnym.
• Elastyczny proces składania zamówienia: klient może zapisać zamówienie jako wersję roboczą albo od razu podpisać je i przekazać do realizacji — w zależności od gotowości.

Przejrzysta komunikacja i kontrola na każdym etapie

Portal nie tylko przyjmuje zamówienia. Zapewnia pełny cykl współpracy między klientem a firmą — od wyboru produktów po przekazanie zamówienia do realizacji.

• System wiadomości: zintegrowany moduł komunikacji z natychmiastową dwukierunkową synchronizacją zapewnia szybki kontakt między klientem a menedżerem bez opuszczania portalu.
• Rejestr zamówień: klient ma dostęp do pełnej historii swoich zamówień, ich statusów i szczegółów. Zapewnia to przejrzystość i eliminuje potrzebę dodatkowych telefonów z pytaniami.
• Konto osobiste: każdy klient pracuje we własnej, zabezpieczonej przestrzeni ze swoimi cenami, zamówieniami i komunikacją.

Rezultat: strategiczne narzędzie do skalowania dystrybucji

Dla Perchatka Centr stworzyliśmy nie tylko portal B2B. Opracowaliśmy zamkniętą, bezpieczną i wysoce efektywną platformę, która stała się nowym standardem pracy z bazą klientów.

Platforma ta zautomatyzowała rutynowe procesy zamówień, zapewniła przejrzystość cen i stanów magazynowych, uwolniła czas menedżerów na pracę z klientami zamiast obsługi papierowej dokumentacji i stała się cyfrowym fundamentem, na którym firma buduje dalszy rozwój swojego biznesu.